Crear Presupuesto
El cálculo de precios de OrquestaApp es una de sus mejores herramientas. Aprende a utilizarla y harás rentable tu trabajo y el de tu equipo.
Para ir a la presentación de “Presupuesto”:
Haz clic en el botón de las comillas, estando en la OT que quieres presupuestar el menú de proyectos, o bien
En la presentación Listado de Proyectos, busca la OT que quieres presupuestar, y haz clic en el botón de las comillas.
(¿Por qué unas comillas? En inglés se utiliza la palabra QUOTE tanto para cotizar/presupuestar como para comillas/citar)
Al llegar a la presentación “Presupuesto” verás solo datos en la cabecera, correspondientes a la OT.
Para crear el presupuesto debes hacer clic en el signo más (+) o en el campo para la fecha del presupuesto y:
Se creará un nuevo presupuesto con tantas Líneas como tenga la OT.
Como fecha del presupuesto se pondrá la fecha de hoy, aunque puedes cambiarla si lo deseas.
Se creará el número de presupuesto con dos dígitos del año actual (AA), el número de la Orden de Trabajo (OT) y una numeración correlativa de las versiones que vayas haciendo del presupuesto: AAOT.n
Se mostrarán tantas líneas como hayas creado en la OT –con las categorías que seleccionaste y la descripción que introdujeras en la OT a la vista– para que escribas los conceptos y calcules los precios correspondientes antes de ver cómo quedará la impresión.
Puedes copiar y pegar la descripción que incluyeras en la OT, o introducir una explicación más detallada para el cliente.
No es necesario que escribas en todas la líneas si no lo necesitas. Las que dejes sin texto ni importe no se imprimirán.
Si necesitas cambiar el orden en el que aparecen las líneas, numéralas (o re-númeralas) utilizando el recuadro gris, a la izquierda de cada línea del presupuesto. Puede ser un orden diferente al de la OT (en el recuadro blanco).
Calcular precios y márgenes
Con OrquestaApp haces tus presupuestos en base a tiempo, no a dinero, y la aplicación calcula su coste al que tú solo tienes que sumar tu margen:
En el campo Nº Horas de cada línea, introduce el número de horas que prevés que requerirá cada trabajo. Si pasas el ratón por encima de ese campo, se mostrará un rectángulo gris con la media de horas registradas hasta el momento en esa categoría.
Por ejemplo, en este caso, la media dedicada al diseño de tarjetas de visita sería de 0,93h. Podemos estimar que dedicaremos aproximadamente una hora, y la App nos indica que su coste es de 66,54.
Ahora es el momento de poner el precio, dependiendo de las características del trabajo, su urgencia, el tipo de cliente o del valor que le aportamos, pero sabiendo siempre que éste es nuestro mínimo, 66,54.
Al introducir el precio (COSTE UD.) y el número de unidades (UDS.) la aplicación resta los costes del tiempo de trabajo previsto y calcula el margen: 150 - 66,54 (1 hora) = 83,46
A partir de este momento, cada vez que hagas un Parte de Trabajo y registres el tiempo dedicado, la App irá re-calculando el margen en tiempo real y mostrándolo bajo el margen previsto:
Margen previsto = 83,46
Margen real = 87,23
¿Por qué si el tiempo previsto y el real son iguales, no lo son los costes?
El coste previsto es el número de horas previstas multiplicado por la suma del coste/hora de la empresa más el coste/hora salarial medio.
Si el empleado que ejecuta el trabajo tiene un coste/hora salarial superior al de la media, el coste real será superior y si es inferior a la media el coste real será menor que el previsto.
Si quieres calcular el coste previsto con un coste/hora salarial que puedas fijar a tu gusto, al categorizar la línea de servicio utiliza la Clase “Personal”.
En la presentación “Servicios y Tarifas” podrás crear tantas Familias, Categorias, Tipos y Detalles como necesites y asignar a cada uno un coste salarial que será el utilizado para calcular el coste de las horas previstas.
Rentabilidad del trabajo
En la parte superior izquierda de la pantalla se van mostrando las Sumas de Previsiones y Reales de horas, costes y márgenes.
Enviar presupuesto al cliente
Pulsa el botón de impresora. Se abrirá una persiana que te mostrará datos para la cabecera del presupuesto (cliente, departamento, contacto y campos para añadir información adicional o codificación del presupuesto como Vencimiento, Orden de Compra del Cliente, etc.) y, abajo, el aviso legal.
Al hacer clic en el botón Ver/Imprimir se abrirá un pdf en ventana nueva para guardar, imprimir o enviar por correo elecrónico.
